Víctor responde: 7 pautas para lograr reuniones útiles y participativas

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PREGUNTA. Hola Víctor me llamo Alberto, soy propietario de un restaurante, he intentado varias veces tener reuniones con el personal para fomentar la comunicación directa pero al final las reuniones se convierten en monólogos míos donde la mayoría permanece callado, solo hablan unos pocos, siempre los mismos y solo para quejarse, con lo que al final dejamos de tenerlas. Por favor podrías orientarme sobre qué hacer para que las reuniones sean útiles y participativas. Muchas gracias.

RESPUESTA. Hola Alberto muchísimas gracias por tu pregunta. Lo primero sería establecer una serie de indicadores que nos sirvan tanto para medir como para definir lo que es una reunión realmente útil y bien gestionada.

La gestión la medimos con tres indicadores. Por un lado está la participación, es decir, el número de personas que intervienen en la reunión. El objetivo siempre será el 100%. Por otro, la cobertura de la agenda, es decir, que se hablen de todos los temas que se habían fijado. Y por último, la duración de la reunión, es decir, que se cumpla con el horario previsto.

Pero una reunión bien gestionada no se considerará útil si a posteriori no se cumple con lo que se habla, de aquí que el nivel de cumplimiento sea el cuarto indicador imprescindible.

Con estos 4 criterios podríamos decir que las reuniones realmente eficaces son aquellas bien gestionadas porque participan todo el mundo, se cubre la agenda dentro del horario asignado y se cumple con lo que se dice posteriormente.

Para lograr este nivel de eficacia a continuación te dejo la receta probada que trabajo en las empresas:

1. Diseño de la reunión. Lo primero es confeccionar la agenda de la reunión y la logística de la misma. Se trata de decidir los puntos a tratar, la duración estimada de la misma (para que todos participen) en función de esos puntos y pensar en el mejor horario y día de la semana para tener la reunión. Con eso preparas lo que se llama la agenda de la reunión, que básicamente es el plan de la misma. El arte en este punto es ajustar el contenido y duración de la misma en base a la capacidad de comunicación del grupo. Al principio lo más recomendable es tener uno o dos puntos máximo sobre los que hablar. Cuantos más temas incluyas menos tiempo tendréis para profundizar en ellos y más larga se hará la reunión. Normalmente la duración de la reunión es el factor limitante que si o si tenemos por lo que en base a ese tiempo se suele estimar el número de temas a hablar (cuantos menos mejor).
2. Comunicación por adelantado de la agenda. Si le dices al personal que mañana quieres una reunión pero no les informas de qué se quiere hablar (algo que sucede frecuentemente) es poco probable que luego quieran participar, recuerda que improvisar y hablar en caliente es más difícil que si uno viene preparado. Una queja frecuente es “me han invitado a una reunión y no sé ni a lo que vengo” lo que suele generar una actitud y predisposición negativa que promueve el silencio. Por este motivo es bueno que hayas diseñado previamente la agenda y que la utilices para informar al personal del contenido de la misma con al menos 3 días de antelación (ideal una semana). Igualmente en la notificación puedes indicar que cada persona tendrá unos minutos para intervenir por lo que sí o sí deben venir preparados para participar.
3. Roles en la reunión. Toda reunión necesita un moderador que gestione la agenda de la reunión. Si haces de moderador, normalmente la persona que propone la reunión, tienes funciones muy importantes como gestionar el tiempo, hacer que todo el mundo participe y que se hable de los temas propuestos, cortando las intervenciones cuando comienzan a dispersarse. Además del moderador debe de haber al menos una persona con el rol de apuntador, que vaya tomando notas de todo lo que se dice para luego levantar acta y que quede todo registrado, lo que evita que lo se hable se olvide y caiga en saco roto. Igualmente el personal también tiene sus funciones y normas que cumplir, que si quieres te las puedo enviar por email.
4. Sistema de reuniones. Cuando se implantan las reuniones en la empresa, personalmente me gusta comenzar con el sistema rotativo, es decir, todos saben que van a participar porque todos tendrán su turno y se irá pasando de unos a otros de forma ordenada con un límite de tiempo. Esta obligación inicial a participar mejora su predisposición y las primeras intervenciones, aunque cortas, se consigue que vayan rompiendo el hielo y que se cree el hábito de la participación 100%. Conforme se vaya consiguiendo este sano hábito, el sistema se hará más flexible e informal, priorizando el cumplimiento de los objetivos. El rol de moderador y secretario también va rotando de una reunión a otra para que todos hagan de todo y se sientan importantes, lo que promueve su implicación en las reuniones.
5. Gestión y control de tiempos. El moderador tiene la responsabilidad crucial de hacer que la reunión sea eficiente y sobre todo que tenga y mantenga un clima agradable que promueva la comunicación. Como moderador al principio suelo hacer un breve recordatorio de las principales pautas de comunicación, de las normas a cumplir y de la necesidad de colaboración de todos para que las reuniones sean realmente útiles. Si haces una buena preparación del terreno luego resultará más fácil cortar las dispersiones o tensiones que puedan surgir.
6. Cierre de la reunión. Es muy importante dejar unos minutos para cerrar la reunión, repasar las conclusiones y decisiones tomadas y sobre todo plantear un plan de acciones, asignando responsables para el seguimiento de las mismas. Terminar con un buen plan y responsables para las acciones facilita que posteriormente se cumpla con lo que se dice, que al final es uno de los criterios prioritarios en base a los cuales las personas juzgan el valor real de las reuniones.
7. Seguimiento posterior. Acabar con un buen plan no es suficiente. Es tan importante la reunión como el seguimiento que hacemos a posteriori para velar por el cumplimiento de las acciones. Una queja frecuente es que la reunión es motivadora pero dura dos días porque la gente luego vuelve a sus vicios y al final no se hace lo que se dice. De aquí la importancia de asignar responsables para el seguimiento y ejecución de las acciones planteadas y por supuesto que tú mismo te hagas tu plan de seguimiento y supervisión.

Con todo, tener una buena receta no garantiza los resultados. Pasar de la teoría a la práctica requiere de esfuerzo e implicación. Yo mismo en muchas ocasiones participo y hago de moderador durante los primeros 3 meses donde implantamos el sistema de reuniones para formar al personal en la gestión de las mismas. Luego paso a un rol secundario en una segunda fase y en la tercera ya lo hacen solos con total eficacia. Es decir, lograr resultados conlleva una inversión de tiempo, determinación y paciencia, pero los dividendos de estas reuniones realmente merecen la pena porque se traducen en un mejor clima laboral y sobre todo mayor unión, motivación y productividad.

Como siempre no dudes en contactarme si necesitas ayuda.

Ponte en contacto con Víctor Pacheco en el 693 816 444 o envíale un mail a vpacheco@activatalento.com

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